Av Lars Petter Lilleng / 14 Oct 2019

HVA ER "LEAN" ARBEIDSFORM I PROSJEKTER?

HVA ER "LEAN" ARBEIDSFORM I PROSJEKTER?

I flere miljøer har det vært mye snakk om «Lean» og «Agile» arbeidsform. Har du noen gang lurt på hva det er?

Noen sier at handler om å få en mer effektiv arbeidsflyt, slik at du oppnår bedre resultater og forbedrer teamets prestasjoner. La oss ta i utgangspunkt om at det handler om å gjøre mindre arbeid, men med bedre kvalitet.

Hva er «Lean», og hvordan fungerer det?

Å jobbe etter «Lean» metoden handler om å holde prosessene og målene så nærme bedriftens mål som mulig. Dette betyr at man fjerner oppgaver og gjøremål som ikke gir merverdi til prosessen, sluttproduktet eller tjenesten.

Disse oppgavene anses som bortkastet tid. Den enkleste måten å oppnå dette er å få en oversikt over alle oppgaver som ikke gir økt merverdi, og fjerner disse fra gjøremål. Dette kan for eksempel være statusoppdateringer, rapporteringer eller møter «uten mål». Dette gjør at teamet kan fokusere på de viktige oppgavene.

En annen god fremgangsmåte for å jobbe i «Lean», er å kombinere alle stadier i et prosjekt til én stor arbeidsflyt. Dette gjør at hele teamet har oversikt over prosessen fra start til slutt, samtidig som at alle vet hvor viktig rollen deres er for sluttproduktet.Dette gir en følelse av viktighet og eierskap til sluttproduktet, som til gjengjeld gir mer motivasjon enn «at man skal bli ferdig». Følelsen av at arbeidet en gjør er viktig er et unnværlig aspekt for å få glade ansatte, og glade ansatte er mer produktive.

Når hele teamet er involvert i én stor arbeidsflyt vil de være en sterkere form for fellesskap, som igjen vil gi bedre samarbeid. Samtidig vil prosessen være mer strømlinjeformet, der hvor oppgaver er knyttet til ett felles mål. Prosessen vil ha større fleksibilitet dersom endringer forekommer, og oppgaver kan lettere tilpasses ved behov.

Hvilke verktøy kan man bruke i «Lean»? En viktig faktor er at alle i prosjektet har en oversikt over hele arbeidsflyten, og oppgavene som må gjøres. I Scrum miljøer var det tidligere populært med post-it lapper, men som i senere tid har blitt erstattet med andre verktøy.

Magic Charts

Et nærliggende verktøy er «Magic-Charts», som i prinsippet fungerer på samme måte som post-it lapper, men er skreddersydd for Lean, Scrum og andre moderne arbeidsmetoder. Magic-Charts er laget av plast og fester seg til det meste gjennom statisk elektrisitet, og faller derfor ikke av ved gjenbruk.

Bruker du tusjen som følger med vil du også kunne viske bort det som står, og enkelt tegne eller skrive på lappen på ny. Fordelen med dette er at i en digital verden, er det fint å ha noe «fysisk» å arbeide med, slik at mestringsfølelsen ved fullført oppgave oppleves bedre.

Trello

Det finnes også mange digitale verktøy for å jobbe i «Lean» metoden. Trello er en gratis online-plattform som legger arbeidsoppgaver i «kort», som du kan dra og flytte på. Du organiserer kategorier som «lists», og så er oppgavene dine «cards». Prinsippet er likt som både post-lapper og magic-charts. Alle kan se progresjon, hva folk gjør, og hvor langt dere har igjen før mål. Forskjellen er at dette er et digitalt bord.

Her vil det være hensiktsmessig å ha en skjerm hengende for at alle kan se "boardet", og se progresjon i sanntid. (Her kan vi anbefale en interaktiv skjerm som gjør at du aktivt kan bruke Trello på skjermen.)

Vi fører også et produkt som kombinerer det analoge og digitale i Nexboard. Her tar du bilde av dine Magic Charts og s¨kan du fortsette på nett!

Uansett om du bruker Post-it lapper, Magic-Charts eller Trello så kan Lean-metoden hjelpe ditt team å bli mer effektive. Det er en måte å gjøre «mindre» ved å sette fokus på de tingene som virkelig gjør en forskjell. Vi ønsker å fremme disse miljøene, ettersom vi har troen på at i mange bedriftsammenhenger vil denne typen arbeidsform øke effektiviteten og produksjon.

Vi har dedikert en egen seksjon på "småting" som vil støtte opp disse arbeidsmetodene; lean, scrum og agile.

Forrige

Neste